Dobre praktyki związane z wysyłką mailingów

Realizując wysyłkę mailingów do wielu odbiorców jednocześnie, musisz liczyć się z sytuacją, w której wśród nich znajdzie się duża liczba adresatów w jednej domenie, np. gmail.com. Otrzymując wiele maili o zbliżonej treści w krótkim odstępie czasu, serwery pocztowe odbiorców mogą obniżyć reputację Twojego adresu mail lub adresu IP Twojej usługi Email Marketing. To z kolei może mieć wpływ na poziom dostarczalności Twoich mailingów. Uniknięcie tego typu sytuacji jest bardzo proste, wymaga stosowania intuicyjnych zasad dotyczących między innymi konieczności „rozgrzania” Twoich adresów IP.

Czym jest rozgrzewanie adresów IP?

Rozgrzewanie adresów IP (IP warming) jest procesem stopniowego zwiększania liczby wysyłanych wiadomości mail z nowych lub wcześniej nie używanych do tego celu adresów IP. Celem procesu jest zbudowanie dobrej reputacji adresów IP u dużych dostawców poczty, np. Gmail, Outlook, Yahoo, WP, Interia itd., co w efekcie minimalizuje ryzyko opóźnień w dostarczaniu mailingów lub oznaczania ich jako spam.

Jak działa rozgrzewanie IP?

Aby skutecznie rozgrzać adresy IP, zaplanuj wysyłkę swojego mailingu, stosując się do poniższych zasad:

• Stopniowo zwiększaj wolumen wysyłki – na początku wysyłaj małą liczbę wiadomości mail do najbardziej zaangażowanych i aktywnych klientów, np. do tych, którzy kupowali lub korzystali z Twoich usług najczęściej.
• Monitoruj wskaźniki – analizuj wskaźniki dostarczalności Twoich wiadomości, a także wskaźniki kliknięć, liczbę odbić i zgłoszeń jako spam. Jeśli zauważysz pogorszenie wskaźników, zmniejsz liczbę wysyłanych w jednym momencie wiadomości.
• Dostosowuj strategię realizacji kampanii – jeśli dostrzegasz problemy, np. wzrost odbić Twoich wiadomości, zmodyfikuj harmonogram wysyłek kampanii lub popraw jakość listy mailingowej.
• Stopniowo zwiększaj skalę wysyłki mailingów – w ciągu kilku tygodni zwiększaj stopniowo liczbę wysyłanych maili, aby systemy antyspamowe odbiorców uznały Twoje adresy IP za wiarygodne. Unikaj jednak nagłego znaczącego podnoszenia liczby wysyłanych wiadomości.

Proces rozgrzewania adresów IP zwykle trwa od 2 do 6 tygodni. Jest on uzależniony przede wszystkim od docelowego wolumenu odbiorców mailingów oraz reputacji domeny, z której wysyłana jest poczta.

Co się stanie, jeśli nie rozgrzeję adresów IP?

Jeśli nie rozgrzejesz adresów IP i zaczniesz realizować wysyłkę mailingów od razu do dużej liczby odbiorców w jednej domenie, wysyłane przez Ciebie wiadomości mogą zacząć trafiać do folderu spam. Dostawcy poczty u Twoich odbiorców mogą też tymczasowo blokować adresy IP Twojej usługi Email Marketing. W efekcie reputacja Twoich adresów IP może zostać obniżona, co utrudni skuteczną realizację późniejszych kampanii.

Co zrobić, aby wysyłane kampanie skutecznie trafiały do odbiorców?

Realizację kampanii marketingowych należy zaplanować zgodnie z dobrze przemyślaną strategią. Rozdziel posiadaną przez Ciebie bazę kontaktów na więcej grup, z mniejszą liczbą kontaktów w każdej. Zwróć zwłaszcza uwagę na to, by rozłożyć adresy z konkretnej domeny, np. gmail.com, na więcej grup. W ten sposób, gdy będziesz stopniowo realizował wysyłkę do poszczególnych grup odbiorców, częstotliwość wysyłki wiadomości do konkretnych serwerów, w tym dużych dostawców, będzie mniejsza. Stosuj przy tym zasady rozgrzewania adresów IP. Mogą one w pierwszym podejściu wydawać się czasochłonne, lecz docelowo pomocą Ci w osiągnięciu większej skuteczności prowadzonych kampanii mailingowych.