Dobre praktyki związane z wysyłką mailingów

Realizując wysyłkę mailingów do wielu odbiorców jednocześnie, musisz liczyć się z sytuacją, w której wśród nich znajdzie się duża liczba adresatów w jednej domenie, np. gmail.com. Otrzymując wiele maili o zbliżonej treści w krótkim odstępie czasu, serwery pocztowe odbiorców mogą obniżyć reputację Twojego adresu mail, domeny lub adresu IP Twojej usługi Email Marketing. To z kolei może mieć wpływ na poziom dostarczalności Twoich mailingów. Uniknięcie tego typu sytuacji jest bardzo proste, wymaga stosowania intuicyjnych zasad dotyczących między innymi konieczności „rozgrzania” Twoich adresów IP oraz domeny.

Przejdź do interesującej Cię części artykułu:

• Rozgrzewanie adresów IP
• Rozgrzewanie domeny pod wysyłkę mailingu
• Przygotowanie bazy adresów mail do rozgrzewania wysyłki
• Plan rozgrzewania wysyłki
• Multi SMTP Smarthost
• Na co zwrócić uwagę podczas rozgrzewania wysyłki?

Rozgrzewanie adresów IP

Czym jest rozgrzewanie adresów IP?

Rozgrzewanie adresów IP (IP warming) jest procesem stopniowego zwiększania liczby wysyłanych wiadomości mail z nowych lub wcześniej nieużywanych do tego celu adresów IP. Celem procesu jest zbudowanie dobrej reputacji adresów IP u dużych dostawców poczty, np. Gmail, Outlook, Yahoo, WP, Interia itd., co w efekcie minimalizuje ryzyko opóźnień w dostarczaniu mailingów lub oznaczania ich jako spam.

Jak działa rozgrzewanie IP?

Aby skutecznie rozgrzać adresy IP, zaplanuj wysyłkę swojego mailingu, stosując się do poniższych zasad:

• Stopniowo zwiększaj wolumen wysyłki – na początku wysyłaj małą liczbę wiadomości mail do najbardziej zaangażowanych i aktywnych klientów, np. do tych, którzy kupowali lub korzystali z Twoich usług najczęściej.
• Monitoruj wskaźniki – analizuj wskaźniki dostarczalności Twoich wiadomości, a także wskaźniki kliknięć, liczbę odbić i zgłoszeń jako spam. Jeśli zauważysz pogorszenie wskaźników, zmniejsz liczbę wysyłanych w jednym momencie wiadomości.
• Dostosowuj strategię realizacji kampanii – jeśli dostrzegasz problemy, np. wzrost odbić Twoich wiadomości, zmodyfikuj harmonogram wysyłek kampanii lub popraw jakość listy mailingowej.
• Stopniowo zwiększaj skalę wysyłki mailingów – w ciągu kilku tygodni zwiększaj stopniowo liczbę wysyłanych maili, aby systemy antyspamowe odbiorców uznały Twoje adresy IP za wiarygodne. Unikaj jednak nagłego znaczącego podnoszenia liczby wysyłanych wiadomości.

Proces rozgrzewania adresów IP zwykle trwa od 2 do 6 tygodni. Jest on uzależniony przede wszystkim od docelowego wolumenu odbiorców mailingów oraz reputacji domeny, z której wysyłana jest poczta.

Co się stanie, jeśli nie rozgrzeję adresów IP?

Jeśli nie rozgrzejesz adresów IP i zaczniesz realizować wysyłkę mailingów od razu do dużej liczby odbiorców w jednej domenie, wysyłane przez Ciebie wiadomości mogą zacząć trafiać do folderu spam. Dostawcy poczty u Twoich odbiorców mogą też tymczasowo blokować adresy IP Twojej usługi Email Marketing. W efekcie reputacja Twoich adresów IP może zostać obniżona, co utrudni skuteczną realizację późniejszych kampanii.

Co zrobić, aby wysyłane kampanie skutecznie trafiały do odbiorców?

Realizację kampanii marketingowych należy zaplanować zgodnie z dobrze przemyślaną strategią. Rozdziel posiadaną przez Ciebie bazę kontaktów na więcej grup, z mniejszą liczbą kontaktów w każdej. Zwróć uwagę zwłaszcza na to, by rozłożyć adresy z konkretnej domeny, np. gmail.com, na więcej grup. W ten sposób, gdy będziesz stopniowo realizował wysyłkę do poszczególnych grup odbiorców, częstotliwość wysyłki wiadomości do konkretnych serwerów, w tym dużych dostawców, będzie mniejsza. Stosuj przy tym zasady rozgrzewania adresów IP. Mogą one w pierwszym podejściu wydawać się czasochłonne, lecz docelowo pomocą Ci w osiągnięciu większej skuteczności prowadzonych kampanii mailingowych.

Rozgrzewanie domeny pod wysyłkę mailingu

Czym jest rozgrzewanie domeny?

Rozgrzewanie domeny, podobnie jak rozgrzewanie adresu IP, jest procesem stopniowego zwiększania liczby wysyłanych przez nadawcę wiadomości mail.

Zwiększając stopniowo liczbę wysyłanych z danej domeny wiadomości, sprawisz, że serwery odbiorców będą ją pozytywnie kojarzyć, co wpłynie na budowanie jej reputacji. Dzięki temu zwiększysz prawdopodobieństwo, że Twoje wiadomości będą trafiały do skrzynki odbiorczej, bez oznaczania jako spam. Zwiększy to poziom doręczeń i skuteczność Twoich kampanii. Unikniesz także ryzyka, że wysyłane przez Ciebie wiadomości będą odrzucane przez serwery pocztowe odbiorców.

Co wpływa na reputację nadawcy?

Reputacja nadawcy budowana jest na podstawie prowadzonych wysyłek. Polega na weryfikowaniu przez serwery odbiorcze, czy Twoje maile mają poprawną konfigurację zabezpieczeń, a także jaka jest reakcja adresatów po ich otrzymaniu.

Na reputację Twoją, jako nadawcy, wpływają:

• Wskaźniki odbić, tzw. hardbounces;
• Historia wysyłek;
• Zaangażowanie odbiorców, w tym liczba oznaczeń wiadomości jako spam;
• Liczba rezygnacji z subskrypcji Twoich wiadomości po kliknięciu Unsubscribe link;
• Liczba wiadomości wysyłanych do adresów będących tzw. Spam Trapami.

Przygotowanie bazy adresów mail do rozgrzewania wysyłki

Właściwe przygotowanie posiadanej bazy kontaktów do rozgrzewania wysyłki jest kluczowe, zwłaszcza jeśli chcesz prowadzić wysyłkę kampanii do dużej liczby odbiorców. Warto w tym celu przeprowadzić rozdzielenie odbiorców wiadomości, co możesz wykonać dzięki grupom odbiorców w Mailer Panel.

Rozdzielenie na podstawie zaangażowania odbiorców

Przeanalizuj swoją bazę kontaktów pod względem ich zaangażowania i aktywności. Wybierz najbardziej aktywnych subskrybentów, którzy pozytywnie reagują na wysyłane przez Ciebie wiadomości, a także tych, którzy najczęściej u Ciebie kupowali lub korzystali z Twoich usług.

Wydziel takich odbiorców do osobnej grupy lub kilku grup, jeśli będzie ich znaczna liczba, i w miarę postępów rozgrzewania stopniowo zwiększaj częstotliwość wysyłki do pojedynczej grupy lub rozszerzaj ją na kolejne grupy odbiorców.

Rozdzielenie na podstawie dostawców usługi poczty

Podzielenie bazy kontaktów według dostawców usług pocztowych, może znacznie ułatwić monitorowanie wyników realizacji kampanii i pozwolić na szybką reakcję, w przypadku pojawienia się problemów z dostarczalnością.

Przeanalizuj swoją bazę kontaktów po kątem zagranicznych dostawców, przede wszystkim, takich jak Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook, Live, domen firmowych, a także krajowych, takich jak Interia, WP, o2, Onet, Gazeta.pl. Rozdzielając listę kontaktów do różnych grup w Mailer Panel, pamiętaj o dwóch podstawowych zasadach:

• Pojedyncza grupa kontaktów powinna zawierać adresy korzystające z usług różnych dostawców poczty. Podziel kontakty od jednego dostawcy do różnych grup.
• Wysyłając kampanię, unikaj sytuacji, w których cała wysyłka zostanie skierowana jedynie do użytkowników poczty od jednego dostawcy.

Pamiętając o powyższych zasadach, zapobiegniesz sytuacji, w której wysoki wolumen Twoich maili zostanie przesłany wyłącznie do jednego dostawcy poczty, co mogłoby spowodować reakcję jego filtrów antyspamowych.

Plan rozgrzewania wysyłki

Ostatnim etapem rozgrzewania wysyłki jest jej zaplanowanie zgodnie z dobrze przemyślaną strategią. Stopniowo zwiększaj wolumen wiadomości wysyłanych w kolejnych tygodniach prowadzenia procesu rozgrzewania adresu IP i domeny.

Poniżej zamieszczamy propozycję planu rozgrzewania domeny i adresów IP. Trzeba pamiętać, że w każdym przypadku musi on zostać dostosowany do Twojej bazy odbiorców i posiadanej usługi Email Marketing.

Multi SMTP Smarthost

Dostępna w ramach usługi Email Marketing technologia Multi SMTP Smarthost pozwoli Ci na zwiększenie efektywności rozgrzewania adresu IP i domeny. W zależności od wybranej opcji Multi SMTP Smarthost, rozwiązanie to automatycznie rozkłada wysyłkę wiadomości umożliwiając jej realizowanie przez nawet 16 serwerów pocztowych z różnymi adresami IP. Dzięki temu, system może inteligentnie zarządzać ruchem e-mailowym i unikać przeciążenia pojedynczego adresu. Pozwala to na zmniejszenie ryzyka trafienia wiadomości do folderu SPAM. Cały proces odbywa się w pełni automatycznie, bez potrzeby ręcznej konfiguracji. Dzięki temu możesz skupić się na tworzeniu skutecznych kampanii, mając pewność, że system zadba o techniczne zaplecze wysyłki.

Multi SMTP Smarthost jest idealnym rozwiązaniem wspierającym proces rozgrzewania, ponieważ pozwala na dodatkowe rozdzielenie wolumenu wysyłki, jednocześnie budując reputację wielu adresów IP powiązanych z domeną wysyłkową. Pozwala to na zwiększenie poziomu doręczeń wiadomości, zbudowanie stabilnej reputacji oraz zwiększenie skuteczności wyników kampanii mailingowych.

Na co zwrócić uwagę podczas rozgrzewania wysyłki?

Podczas prowadzenia procesu rozgrzewania domeny lub adresu IP należy poświęcić czas na monitorowanie i analizowanie wyników wysyłki wiadomości. Wymaga to szczególnej uwagi, gdy od prawidłowego przebiegu rozgrzewania zależy, czy budowana reputacja nadawcy będzie pozytywna.

Analizuj raporty dostarczalności wiadomości

Pierwszym i najważniejszym krokiem prowadzonej analizy jest sprawdzanie na bieżąco, czy wysyłane wiadomości są przyjmowane przez serwery odbiorcze. Im większa liczba dostarczonych wiadomości, tym lepsza reputacja nadawcy będzie budowana.

Weryfikuj Hardbounces

Odbicia wiadomości oznaczają, że nie zostały one dostarczone do odbiorcy, np. z powodu nieprawidłowego lub nieistniejącego adresu mail, nieprawidłowej domeny lub innego trwałego błędu. Odbicia będą zdarzać się również wtedy, gdy serwery odbiorców odrzucają korespondencję z powodu zakwalifikowania jej jako spam. Sytuacja taka może mieć miejsce np. wtedy, gdy tempo lub wolumen wysyłki wiadomości do konkretnego dostawcy poczty są zbyt duże. Jeśli zauważysz taką sytuację, zmień politykę wysyłania wiadomości na adresy konkretnego providera pocztowego.

Zwracaj uwagę na limity wysyłania wiadomości

Dostawcy pocztowi często wprowadzają limity wysyłek wiadomości, które mogą zostać dostarczone do ich użytkowników w określonym czasie. Jeśli zauważysz, że Twoje wiadomości są odrzucane przez serwery u konkretnego dostawcy poczty, zmniejsz natychmiast tempo i wolumen wysyłki, a następnie zwiększaj je stopniowo zgodnie z rekomendacjami dostawcy.