Opis podstawowych funkcji organizera (Kalendarz, Zadania)

Organizer internetowy

Aplikacja Cloud Mail posiada zintegrowaną funkcję organizera internetowego. Dzięki niemu szybko zaplanujesz swoje zadania, stworzysz listę spraw do wykonania, a także nie zapomnisz o umówionych spotkaniach.

Organizer internetowy składa się z dwóch modułów: Kalendarz i Zadania. Poniższy artykuł pozwoli Ci poznać podstawowe informacje dotyczące zasad korzystania z funkcji oferowanych przez organizer internetowy.

Opisywane moduły działają w obrębie aplikacji Cloud Mail. Nie synchronizują się one z zewnętrznymi programami pocztowymi.

Moduł Kalendarz

1. Przejście do modułu i jego wygląd

W celu przejścia do widoku modułu, kliknij opcję Kalendarz, widoczną w prawym górnym rogu strony. Jest on wyświetlany z domyślnym układem, możliwym do skonfigurowania w zakładce Ustawienia -> Preferencje -> Kalendarz.

WIĘCEJ INFORMACJI:Podstawowe ustawienia Cloud Mail (Preferencje)

Moduł składa się z kilku istotnych elementów:

• Panel – pokazuje funkcje dostępne w module;
  
• Pole Wyszukaj kalendarze służy do wyszukania interesującego nas kalendarza;
• Podgląd dat bieżącego miesiąca;
• Lista dodanych kalendarzy, dzięki którym, możliwe jest usystematyzowanie zaplanowanych spotkań zgodnie z ich charakterem.

Przykłady:

• spotkania związane z wykonywaną pracą przypisywane będą do kalendarza Służbowe i oznaczane kolorem czarnym;
• spotkania osobiste przyporządkowane będą do kalendarza Prywatne i oznaczane na czerwono;
• zaplanowane dni wolne i urlopy zostaną przypisane do kalendarza Urlop i oznaczone kolorem zielonym.
  

• Główne okno kalendarza: w zależności od konfiguracji widoku domyślnego, wyświetlany będzie bieżący: dzień, tydzień, miesiąc lub jedynie Agenda, czyli lista zaplanowanych spotkań; jeśli te zostały przewidziane w zakresie dat wyświetlania, zostaną pokazane zgodnie z konfiguracją ich utworzenia.
  

2. Dodawanie spotkań

Aby dodać nowe spotkanie, kliknij przycisk DODAJ, widoczny w lewym górnym rogu Panelu. Wyświetlony zostanie formularz zawierający cztery zakładki, służące do konfiguracji nowego spotkania.

Podsumowanie: wpisz typ zaplanowanego spotkania, np. Spotkanie biznesowe, określ miejsce, w którym do niego dojdzie, dodaj krótki opis, a następnie skonfiguruj pozostałe parametry. Należy, m.in.: zdefiniować datę i godzinę początku oraz końca spotkania, włączyć rodzaj i czas przypomnienia, wybrać Kalendarz, czyli rodzaj spotkania oraz zdefiniować jego status.

Powtarzalność: określ, czy dodawane spotkanie będzie powtarzane cyklicznie, pomiędzy określonymi datami, czy też jest ono jednorazowe.

Uczestnicy: jeśli chcesz powiadomić pozostałych uczestników spotkania, zaprosić ich na nie lub też przypomnieć, że zostało ono zaplanowane, wpisz konieczne adresy e‑mail oraz treść powiadomienia. Na podane skrzynki przesłana zostanie wiadomość informacyjna.

Załączniki: dodaj pliki powiązane z zaplanowanym wydarzeniem, np. logo firmy lub zdjęcie osoby.

Po wprowadzeniu wszystkich informacji do formularza, kliknij przycisk Zapisz, aby nowe spotkanie zostało dodane.

3. Edytowanie spotkań

W celu edycji danego spotkania lub też jego usunięcia, kliknij w nie w głównym oknie kalendarza. Wyświetlone zostaną szczegóły spotkania, a także przyciski Opcje, Edytuj, Usuń i Zamknij.

Opcje: zawiera dodatkowe możliwości:

• Pobierz: możesz zapisać szczegóły spotkania jako plik kalendarza .ics;
• Wyślij: masz możliwość wysłać szczegóły spotkania jako plik .ics w załączniku wiadomości e-mail;
• Kopiuj: przekieruje Cię do formularza spotkania i pozwoli na skopiowanie jego szczegółów.

Edytuj: kliknij, aby dokonać zmian związanych z zaplanowanym spotkaniem. Po ich wpisaniu naciśnij przycisk Zapisz, aby zostały one zachowane.

Usuń: kliknij, aby usunąć spotkanie.

Zamknij: pozwoli na zamknięcie okna szczegółów spotkania.

4. Dodawanie, edytowanie i usuwanie kalendarzy

Aby dodać nowy kalendarza, kliknij przycisk + DODAJ, widoczny w lewej dolnej części strony, poniżej listy dodanych kalendarzy. Wyświetlony zostanie formularz, w którym wpisać należy nazwę kalendarza, wybrać kolor, w jakim wyświetlane będą spotkania z nim powiązane oraz zaznaczyć opcję pokazywania powiadomień. Po wprowadzeniu odpowiednich wartości, kliknij przycisk Zapisz.

Aby edytować właściwości kalendarza lub go usunąć, wybierz nazwę właściwego terminarza, widoczną na liście, a następnie kliknij poniżej przycisk OPCJE (1). Kolejno, z menu, które się pojawi, wybierz czynność, jaka ma zostać wykonana: Edytuj właściwości kalendarza lub Usuń kalendarz. W ten sposób możesz również dodać nowy terminarz, wybierając Dodaj kalendarz.

Możesz również wyłączyć pokazywanie w głównym widoku kalendarza zdarzeń, powiązanych z dowolnym istniejącym kalendarzem. W tym celu, kliknij w przełącznik, widoczny przy nazwie danego planera.

5. Eksport i import kalendarza

Możesz zapisać swój kalendarz, eksportując go do pliku iCalendar w formacie .ics. W tym celu, w głównym Panelu modułu naciśnij przycisk Eksport. Wyświetlony zostanie formularz z wyborem kalendarza, przedziałem czasu, a także eksportem załączników. Po wybraniu danych, kliknij przycisk Eksport i wybierz miejsce na dysku, w którym plik zostanie zapisany.

Aby importować do programu zapisany wcześniej kalendarz, kliknij przycisk Importuj w głównym Panelu modułu. Wyświetlony zostanie formularz, gdzie należy wybrać z dysku właściwy plik, a także ustawić, do którego z obecnych w programie kalendarzy zostaną wgrane dane dotyczące spotkań oraz jaki okres mają obejmować. Po dokonaniu ustawień, naciśnij przycisk Importuj.

6. Drukowanie kalendarza

W dowolnej chwili możesz wydrukować swój kalendarz. W tym celu, kliknij przycisk Drukuj, widoczny w głównym Panelu modułu, a następnie wybierz widok kalendarza, jaki ma zostać wydrukowany, oraz włącz lub wyłącz widoczność opisów spotkań. Potwierdź operację naciskając przycisk Drukuj.

Moduł Zadania

1. Przejście do modułu i jego wygląd

W celu przejścia do widoku modułu, kliknij opcję Zadania, widoczną w prawym górnym rogu strony.

Moduł składa się z kilku istotnych elementów:

• Panel: pokazuje funkcje dostępne w module;
  
• Zadania: pozwala wyświetlić zarówno zaplanowane, jak i ukończone zadania;
• Lista zadań: uprawnia do stworzenia listy zadań, edytowania jej lub usunięcia;
  
• Główne okno zadań: zawiera wykaz zadań przypisanych do danej listy, a także umożliwia ich wyszukiwanie;
• Podgląd szczegółów zadania: wyświetla szczegóły danego zadania.
  

2. Dodawanie zadań

Aby dodać nowe zadanie, kliknij przycisk Dodaj, widoczny w lewym górnym rogu Panelu. Wyświetlony zostanie formularz zawierający 2 zakładki:

• Podsumowanie: wpisz nazwę zadania i jego krótki opis, zdefiniuj datę rozpoczęcia i zakończenia, sposób i czas przypomnienia; ustaw ręcznie stopień realizacji celu, a także przypisz je do właściwej listy;
  
• Powtarzalność: zdefiniuj, czy zadanie ma być jednorazowe, czy też cyklicznie powtarzane.

Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij przycisk Zapisz, aby zadanie zostało utworzone.

3. Edytowanie i usuwanie zadań

Aby edytować szczegóły zadania, kliknij na jego nazwę widoczną w Głównym oknie zadań, a następnie poniżej, na Podglądzie szczegółów, wybierz przycisk Edytuj (1). Wyświetlony zostanie formularz zaznaczonego zadania. Zmień wymagane dane, a następnie kliknij Zapisz, aby zmiany zostały zaakceptowane.

Do każdego celu możesz dodać również podzadanie. Aby to zrobić, kliknij przycisk Dodaj podzadanie (2), widoczny na Podglądzie szczegółów. Wypełnij formularz i kliknij Zapisz.

Aby usunąć zadanie, zaznacz je na Liście zadań, kliknij przycisk Usuń, widoczny w głównym Panelu modułu, a następnie potwierdź operację, naciskając Usuń na wyświetlonym komunikacie.

4. Dodawanie, edytowanie i usuwanie list zadań

W celu dodania nowej listy zadań, kliknij przycisk + Dodaj, widoczny na dole Listy zadań. Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wpisać nazwę nowej listy, a także zaznaczyć opcję pokazywania powiadomień. Po jej wypełnieniu, naciśnij Zapisz, aby nowy wykaz został dodany.

Aby edytować lub usunąć listę zadań, zaznacz właściwą listę oraz kliknij przycisk OPCJE (1), widoczny na dole Listy zadań. Następnie wybierz jedną z dwóch dostępnych czynności: Edytuj lub Usuń.

5. Eksport i import listy zadań

Lista zadań może zostać zapisana jako plik .ics w formacie iCalendar. W tym celu kliknij przycisk Eksportuj, widoczny w głównym Panelu modułu. Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wybrać listę zadań do zapisania, po czym zdecydować, czy razem z listą mają zostać zapisane również załączniki. Po wypełnieniu formularza, kliknij przycisk Eksportuj i wybierz miejsce na dysku, gdzie plik zostanie zapisany.

Aby importować zapisaną wcześniej listę zadań, kliknij przycisk Importuj, widoczny w głównym Panelu modułu. Wyświetlony zostanie formularz, gdzie należy wybrać plik .ics (z dysku) z zapisaną wcześniej listą oraz zdecydować, do której z obecnych list ma zostać wgrany importowany plik. Po wybraniu danych, kliknij przycisk Importuj.

6. Drukowanie zadania

W dowolnej chwili możesz wydrukować szczegóły danego zadania. W tym celu, zaznacz właściwe zadanie na Liście zadań, a następnie kliknij przycisk Drukuj, widoczny w głównym Panelu modułu. Po wybraniu właściwej drukarki, możesz wydrukować szczegóły.